Many aspects of project organization can often feel like an insurmountable challenge. How do I get my music scores? What do I do if we need 8 gongs or a celesta? What happens if instruments break? Below, we have compiled some tips and contacts to help tackle these tasks.
Instrument Rentals
Ideally, musicians bring their instruments with them. However, for larger instruments, this can be difficult, especially if musicians are traveling long distances.
Percussion
Percussion instruments usually need to be provided, and this is often the most labor-intensive task. First, the sheet music must be reviewed to determine exactly which instruments are required. Score indications are often vague – it is highly advisable to have an experienced percussionist compile a list. Sometimes, due to logistical reasons, more instruments are needed, but sometimes fewer can suffice.
IMPORTANT: Some instruments require mallets that not all percussionists have. This must be discussed with the participating musicians and rented if necessary. Additionally, for each percussionist, at least one stand and appropriate chairs for the timpani and snare drum should be included.
With the finalized instrument list, different organizations should be contacted about 3 months in advance. The largest rental companies in Germany are:
- For Northern Germany: relinkbremen
- For Southern Germany: SchlagZu
- Smaller regional rentals in Berlin:
In addition, borrowing from regional music schools, music clubs or music colleges can be a cost-effective alternative. However, the selection is usually not as large and more unusual instruments are often not available. A fragmented loan from various music schools, private individuals etc. can save considerable costs, but in most cases this is outweighed by the enormous amount of time required for the preceding organisation and transport. Ideally, various offers should be obtained and then weighed up in terms of costs and transport routes.
Harp Rentals
Ideally, harps are brought along by the players themselves; if necessary, help with transport can be offered.
A rental service near Berlin is Harfenland im Havelland.
Otherwise, you can also enquire at music academies or regional music schools. Don’t forget a bench, tuner, spare strings, harp transport trolley and a suitable protective cover.
Piano and Celesta
Depending on the rehearsal and concert venue, an upright or grand piano is often available. Depending on the work, an electric piano nova may be available for rehearsals. Otherwise, pianos can often be hired from regional piano makers, who also have the necessary equipment for transport.
A celesta usually poses the greatest difficulty. The best solution in northern Germany is via relinkbremen (see Percussion). Universities also often have an instrument.+
Instrument Insurance
All rented instruments must be insured for the duration of the project. Some rental companies, like relinkbremen, include insurance in the rental fee. Otherwise, a separate insurance policy is required.
For instrument insurance, the Mannheimer Insurance is recommended. An exact description of the instrument (brand, serial number, year of manufacture) and its value should be sent to the insurance company at least one week before the start of the project.
Participating musicians are responsible for their own private instruments. Most of them will have taken out appropriate insurance for their high-priced instruments.
Logistics
Whether for percussion, music stands or food, the larger the project, the more usually needs to be transported. If you don’t have your own cars, companies such as Sixt and Enterprise offer a wide range of vans. If cars are needed more frequently, it is often possible to save money by concluding a framework agreement for each booking. Absolute recommendation for large, heavy items: 3.5T vans with a lifting platform!
Within cities, car sharing providers such as Miles or Carl&Carla can also be sufficient for shorter journeys.
Sheet Music
For legal reasons, original sheet music must be used for public concerts. For large orchestras and ensembles in particular, renting sheet music from publishers is a much more favourable alternative than buying it.
For this, the score and individual parts must be requested from the publishers 2-3 months before the project. The easiest way to find out which publisher has the work in question is to Google it. Non-profit associations or organisations can often successfully negotiate the offer down a little. The delivery date should be chosen so that the sheet music can be made available to the musicians in good time.
After the project, all sheet music must be returned to the publisher by the deadline. If sheet music is missing, replacement costs of 10 – 20 € per part will be charged. For large projects, a music supervisor should therefore be appointed to keep an eye on the issue and collection of the original sheet music.
Viele Bereiche der Projektorganisation wirken oft wie ein unüberwindbar großer Berg. Wie komme ich meine Noten? Was mache ich, wenn man 8 Gongs oder eine Celesta braucht? Was passiert, wenn Instrumente kaputtgehen? Im Folgenden haben wir einige Tipps und Kontakte zusammengefasst, mit denen viele dieser Aufgaben geklärt und angegangen werden können.
Leihinstrumente
Im besten Fall bringen die Musiker:innen ihre Instrumente selbst zum Projekt mit. Bei großen Instrumenten wird dies aber meist schwierig, vor allem wenn die Musiker:innen eine weite Anreise haben.
Schlagwerk
Das Schlagwerk muss in der Regel gestellt werden und stellt dabei meist den größten Aufwand dar. Hierfür muss zunächst das Notenmaterial gesichtet werden, welche Instrumente genau benötigt werden. Partiturangaben sind dabei meist ungenau – es lohnt sich sehr, einen erfahrenen Schlagwerker eine Liste zusammenstellen zu lassen. Manchmal braucht man aus logistischen Gründen etwas mehr, manchmal kann aber auch etwas eingespart werden.
WICHTIG: Für einige Instrumente werden Schlägel benötigt, die nicht jeder Schlagwerker selbst hat. Dies muss mit den teilnehmenden Musiker:innen abgesprochen und gegebenenfalls mit ausgeliehen werden. Dazu sollte mindestens für jeden Schlagwerker eine Ablage sowie für Pauken und kleine Trommel ein entsprechender Stuhl mitkalkuliert werden.
Mit der erstellten Instrumentenliste können dann am besten ca. 3 Monate im Voraus verschiedene Organisationen angefragt werden.
Die größen Leihfirmen in Deutschland sind:
für Norddeutschland: relinkbremen https://www.relink-bremen.de/
für Süddeutschland: SchlagZu https://www.schlagzu.com/de
kleinere regionale Verleihe in Berlin
Preissler Music https://www.preissler-music.com/
Thomas Rönnefarth Percussion https://www.trpercussion.com/
Zusätzlich kann eine Leihe über regionalen Musikschulen, Musikvereinen oder auch an Musikhochschulen eine kostengünstige Alternative darstellen. Allerdings ist dafür meist die Auswahl nicht so groß und ausgefallenere Instrumente oft nicht vorhanden.
Eine zerstückelte Leihe von verschiedenen Musikschulen, Privatleuten etc. kann erheblich Kosten sparen, in den meisten Fällen wird dies aber von einem enorm höheren Zeitaufwand für die vorausgehende Organisation als auch den Transport aufgewogen.
Im Idealfall werden verschiedene Angebote eingeholt und dann nach Kosten und Transportwegen abgewogen.
Harfen
Harfen werden im Idealfall von den Spieler:innen selbst mitgebracht, gegebenenfalls kann Hilfe beim Transport angeboten werden.
Eine Verleih in der Nähe von Berlin ist das:
Harfenland im Havelland https://www.harfenland.de/
Ansonsten kann ebenso bei Musikhochschulen oder regionalen Musikschulen angefragt werden.
Nicht vergessen werden dürfen Spielbank, Stimmgerät, Ersatzsaiten, Harfentransportwagen und eine entsprechende Schutzhülle.
Klavier und Celesta
Je nach Proben- und Konzertort ist ein Klavier oder Flügel oft vorhanden. Je nach Werk kann gegebenenfalls für die Proben auf ein elektrisches Klavinova zurückgegriffen werden. Ansonsten gibt es Leihklaviere oft bei regionalen Klavierbauern, diese haben insbesondere auch das nötige Equipment für den Transport.
Eine Celesta stellt meist die größte Schwierigkeit dar. Die beste Lösung im norddeutschen Raum ist über relinkbremen (siehe Schlagwerk). Auch Hochschulen haben sonst oft ein Instrument.
Bassklarinette und Kontrafagott
Bei großen Holzblasinstrumenten sollte mit den Spieler:innen abgesprochen werden, ob sie diese besitzen und mitbringen können. Musikstudierende können diese meistens an der eigenen Hochschule für eine geringe Gebühr ausleihen. Alternativ muss über Kontakte an anderen Musikhochschulen angefragt werden.
Instrumentenversicherung
Alle Leihinstrumente müssen über den gesamten Projektzeitraum versichert sein. Bei einigen Leihfirmen wie relinkbremen ist dies bereits in der Leihgebühr inklusive, ansonsten ist eine separate Versicherung notwendig.
Für Instrumentenversicherungen empfiehlt sich die Mannheimer Versicherung. Spätestens eine Woche vor Projektstart sollten dieser eine genaue Bezeichnung des Instruments (Marke, Seriennummer, Baujahr) und dessen Wert übermittelt werden.
Für Privatinstrumente sind die teilnehmenden Musiker:innen selbst verantwortlich. Die meisten werden für ihre hochpreisigen Instrumente eine entsprechende Versicherung abgeschlossen haben.
Logistik
Egal ob für das Schlagwerk, Notenständer oder Essen, je größer das Projekt, desto mehr muss in der Regel transportiert werden. Sind keine eigenen Autos vorhanden, bieten Firmen wie Sixt und Enterprise ein breites Angebot an Transportern. Werden öfter Autos benötigt, kann oft durch den Abschluss eines Rahmenvertrags bei jeder Buchung Geld gespart werden. Absolute Empfehlung für große, schwere Sachen: 3,5T Transporter mit Hebebühne!
Innerhalb von Städten für kürzere Strecken können auch Carsharing-Anbieter wie Miles oder Carl&Carla ausreichen.
Noten
Aus rechtlichen Gründen muss bei öffentlichen Konzerten aus Originalnoten gespielt werden. Insbesondere für große Orchester und Ensembles ist dabei anstelle eines Kaufs die Leihe bei Notenverlagen die deutlich günstigere Alternative.
Hierfür müssen Partitur und Einzelstimmen 2-3 Monate vor dem Projekt bei den Verlagen angefragt werden. Welcher Verlag das gespielte Werk führt, ist am einfachsten über Google herauszufinden. Gemeinnützige Vereine oder Organisationen können oft erfolgreich das Angebot ein wenig runterhandeln. Der Liefertermin sollte so gewählt sein, dass die Noten den Musikern rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden können.
Nach dem Projekt müssen alle Noten wieder an den Verlag fristgerecht zurückgesandt werden. Fehlen Noten, werden pro Stimme Ersatzbeschaffungskosten in Höhe von 10 – 20 € in Rechnung gestellt. Bei großen Projekten sollte daher ein Notenwart bestimmt werden, der die Ausgabe und das Einsammeln der Originalnoten im Blick behält.